慎重に考えられている点は良いと思います。
ただ、だまそうとしているのなら、家賃の支払い方法を変えようとしたり、設備の点検などで費用を取ろうとするはずです。
そういったものがなく、管理会社の変更のみなら動機がない点でまず大丈夫、というところだと思います。

ただ、本当は旧管理会社と、新管理会社の連名で書類を作成し、共有部分に提示するなどの方法が望ましいです。記載いただきましたように、旧管理会社への確認は必要かと思います。

疑問に持たれている点に個別に回答いたします。

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1.投書された「管理会社変更のお知らせ」にビルの住所だけで何階であるかの記載がない (1階には間違いなく存在しない。2021が令和3年であるため、画像との不一致。)

→階数は企業によって記載したり、記載しなかったりします。
　書いている企業の方が好印象ではあります。
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2.比較的新設の管理会社さんで自身の管理しているビル、オフィスなどを会社をいれていない また他社の管理会社のビルを利用している (出来ない理由などあれば教えてください。

→自社ビルかどうかは、企業の資本金などの規模によりかわります。
全ての企業が自社ビルを購入できるほど資金が潤沢とは限りません。中小の企業はテナントを借りて事務所としていることは多いですし、管理会社でもそれは変わりません。

自社管理のレンタルオフィスをなぜ利用しないかの理由ですが、レンタルオフィスと、管理会社の事務所では利用方法が変わるからだと思います。
管理会社の業務は基本的に車移動で、駅が近い必要がありません。また駅から近いと駐車場の確保も難しく、料金も高いです。
つまり駅などの利便性の高いレンタルオフィスは管理会社からすると割高です。

自社ビルの方が規模などの点で安心できる、というのはあると思いますが、比較的新しい管理会社のようですし、手ごろなテナントを借りて営業をはじめた、と考えるとそれが自然であるように思います。
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ご相談全体を拝見して、規模の小さい、しっかりとした仕組みのない管理会社である印象です。
例えば、
１．もとの管理会社の担当が家主さんと仲が良くて、独立したので家主さんから管理を任された。
２．専門の管理会社ではなく、仲介メインの会社が管理も小規模で行っている。
などがありそうかな、と思いました。

世の中には、小さい規模の管理会社は山ほどあります。
それぞれ自社のルールで運営をしていますので、大手管理会社のような対応ばかりではありません。

どちらかというと何かあった時にちゃんと対応してくれるか、が問題になると思います。
今後の対応を暫く気を付けてみる必要はありかもしれません。
（共有部の清掃、照明切れの交換、設備トラブルの対応など）

対応をちゃんとやってくれるなら、それで良いですし、問題があるようなら家主さんへ直接相談するなどが必要となるかもしれません。

回答日：2021/07/22

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